ทุกวันนี้การทำงานเกือบทุกประเภทงาน การ บรีฟงาน (Brief) ให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน ถือเป็นความจำเป็นอย่างหนึ่งที่ควรจะต้องทำ โดยอาศัยทักษะการสื่อสารระหว่างกันให้มากที่สุด ทั้งนี้เพื่อให้ได้ประโยชน์คือผลงานที่ถูกต้อง ตรงตามความต้องการลูกค้าหรือหัวหน้าผู้ที่สั่งบรีฟงาน ดังนั้นวันนี้เราจึงนำเสนอข้อมูลวิธีการบรีฟงานให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันมาให้ทุกคนได้อ่านกัน
บรีฟงาน คืออะไร
บรีฟงาน คือ การทำความเข้าใจความต้องการที่ควรจะต้องเป็นจากอีกฝ่ายที่อาจจะเป็นลูกค้า เพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้างานของเรา โดยที่ทุกคนสามารถทำความเข้าใจถึงเป้าหมายที่เป็นไปในแนวทางเดียวกัน เพื่อให้ได้ผลงานที่มีคุณภาพ หรือในกรณีที่ต้องส่งต่องานให้บุคคลที่ 2 3 ทำต่อ จะได้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ดังนั้นเราอาจสรุปได้ว่า “บรีฟงาน” นั้น เป็นวิธีการสื่อสารในกระบวนการทำงาน ที่จะช่วยให้การทำงานลื่นไหลเป็นไปในทางที่ต้องการเดียวกัน และได้มาซึ่งผลงานที่ดี มีประสิทธิภาพ ในการทำงานจึงอาจสรุปได้สั้นๆ ว่า “Brief “ เป็นการสรุปความต้องการของลูกค้าหรือคนที่ทำหน้าที่บรีฟงานนั่นเอง
7 ข้อ ที่จะทำให้ บรีฟงาน สำเร็จ
ปัญหาที่พบเจอส่วนใหญ่ในการ บรีฟงาน ระหว่าง Agency กับลูกค้า ก็จะมีตั้งแต่บรีฟห้วน ไม่ครบถ้วน บอกเพียงสั้นๆ ว่าต้องการอะไรด้วยเงินเท่าไร ซึ่งทำให้เรามีข้อมูลไม่เพียงพอต่อการทำงาน หรือบรีฟงานโอเค แต่การตีความ และความเข้าใจคลาดเคลื่อนไม่ตรงกัน แน่นอนว่าผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการบรีฟงานที่ผิดพลาด ก็คืองานถูกผลิตออกมาไม่ถูกต้อง เสียทั้งเวลา ทรัพยากรที่ลงแรงคิด อีกทั้งอาจชวนให้คิดได้อีกว่า เราซึ่งเป็นผู้รับบรีฟขาดความเป็นมืออาชีพไปซะอีก และพอเกิดขึ้นบ่อยๆ ซ้ำๆ ย่อมไม่ดีกับตัวเรา ทั้งในแง่ความมั่นใจ และความเชื่อมั่นจากลูกค้า แต่หากเรารู้จักเทคนิคการตั้งคำถามที่ดีในระหว่างการรับบรีฟ ก็จะช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการบรีฟที่ไม่ชัดเจนไปได้มาก
1.ผู้ที่ต้องการบรีฟงาน
หรือลูกค้ามีหน้าที่จัดเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับงานมาให้เรียบร้อย โดยเฉพาะเป้าหมาย หรือสิ่งที่อยากจะได้จากการทำงานหนึ่งชิ้นจะต้องมีความชัดเจน ซึ่งจะต้องบอกสิ่งที่ต้องการให้ผู้ถูกบรีฟทำแบบสั้นๆ กระชับ จากนั้นจึงค่อยอธิบายให้รายละเอียดเพิ่มเติมว่าอยากจะได้อะไร
ยกตัวอย่าง เช่น ต้องการบทความเกี่ยวกับการศัลยกรรมหน้าอกมาใส่ไว้ในเว็บไซด์ของคลินิก รายละเอียดผู้บรีฟจะต้องอธิบายเพิ่มเติมว่าอยากจะให้มีเนื้อหาของการเตรียมตัวก่อนผ่าตัด การดูแลตัวเองหลังจากผ่าตัด แล้วจึงเข้าสู่การเลือกคลินิกที่ดี โดยบอกคุณสมบัติข้อดีต่างๆ ของคลินิก เช่น การมีทีมแพทย์ พยาบาลผู้เชี่ยวชาญต่างๆ หรือการดูแลหลังผ่าตัด เป็นต้น
2.อธิบายบอกถึงกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการให้ชัดเจน
ยกตัวอย่าง เช่น สินค้าเป็นนมผงสำหรับเด็ก แน่นอนว่ากลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการให้เข้าถึงสินค้าไม่ใช่เด็ก แต่เป็นพ่อแม่ผู้ปกครองของเด็ก เมื่อทีมเข้าใจกลุ่มเป้าหมายแล้ว จะทำให้ชิ้นงานออกมาได้ตรงตามความต้องการ โดยสามารถนำไปคิดต่อได้ว่าต้องนำเสนอถึงประโยชน์ของนมผงนั้นๆ อย่างไร ให้ดึงดูดความต้องการซื้อของพ่อแม่ ผู้ปกครอง
3.ไม่ลืมที่จะชูชื่อของแบรนด์สินค้าหรือชื่อสถานบริการนั้นๆ
ของชิ้นงานเป็นสำคัญ และจะต้องทำความเข้าใจระหว่างทีมที่ทำงานให้ได้ว่าสินค้าที่เรากำลังจะนำเสนอนั้นอยู่ในหมวดใด
เป็นสินค้าประเภทใด แบรนด์อะไร และมีคู่แข่งคือใคร แบรนด์ใดบ้าง
4.สร้างภาพประกอบบรีฟเบื้องต้นอย่างง่าย
เพราะส่วนนี้จะช่วยทำให้ผู้ถูกบรีฟเข้าใจและมองเห็นภาพได้มากขึ้นว่าลูกค้าหรือผู้บรีฟต้องการจะได้อะไร แบบไหน ขนาดประมาณเท่าใด ซึ่งวิธีนี้เหมาะสมอย่างมาก สำหรับงานครีเอทีฟการออกแบบจัดวางโลโก้ลงบนวิดีโอโฆษณาหรือลงบนขวด ถุงสินค้าต่างๆ
5.ลูกค้าหรือผู้บรีฟแจ้งปัญหาที่กำลังพบเจอ
ยกตัวอย่าง เช่น แบรนด์ลิปสติกในปัจจุบันมีคู่แข่งหลายแบรนด์ ผู้บรีฟอาจแจ้งปัญหาตรงนี้ และบอกให้ทีมไปคิดหาการสร้างความยูนีคของสินค้าให้ได้ ซึ่งส่วนนี้เองทีมอาจนำไปปรับคิด ในเรื่องของการออกแบบดีไซน์สินค้าลิปสติกให้มีกระจกขนาดเล็กติดอยู่บนบอดี้ของลิปสติก เพื่อให้เกิดความแตกต่างจากแบรนด์อื่น แต่ในกระบวนการทำงานที่อาจเกิดปัญหาว่าแล้วจะทำอย่างไรไม่ให้กระจกเล็กๆ นั้นแตก ก็ต้องต่อยอดคิดแก้ไขปัญหาอีกต่อหนึ่งว่าจะซีลหรือสร้างที่ปิดกระจกบนบอดี้ของแท่งลิปสติกอย่างไรไม่ให้แตกง่าย เช่นนี้เป็นต้น
6.Budget / งบประมาณ
ผู้บรีฟจะต้องบอกให้ชัดเจนว่าให้งบประมาณคร่าวๆ อยู่ในราคาเท่าใด ทั้งนี้เพื่อไม่ให้ทีมที่ทำงานให้ ทำงานเกินความสามารถของผู้บรีฟหรือลูกค้าจะจ่ายได้ โดยเรื่องของงบนั้น อาจพูดคุยทำความเข้าใจการตั้งราคาได้คร่าวๆ ก่อนการลงมือทำงานจริง
7.ระยะเวลาส่งมอบชิ้นงาน
เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญมากไม่แพ้หัวข้ออื่น เพราะหลายครั้งที่ปัญหามาเกิดในขั้นตอนของการส่งงานจากทีมที่อาจมีความล่าช้า เพราะไม่ได้ตกลงวันที่ส่งมอบให้มีความชัดเจนว่าไฟนอลของวันที่ส่งมอบชิ้นงานจริง หลังปรับแก้ต่างๆ แล้ว คือวันใด ดังนั้นการสรุปและหาข้อตกลงร่วมกันของวันที่จะส่งมอบชิ้นงานจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ ในอีกทางหนึ่งหากเป็นการส่งมอบชิ้นงานกันภายในทีมเองก็สำคัญมากที่จะต้องตกลงวันที่ส่งกับทีมให้ชัดเจน เพื่อให้เกิด waste time ต่อบุคคลที่รับมอบชิ้นงานต่อนั่นเอง
จะเห็นได้ว่าในแต่ละขั้นตอนของวิธีการบรีฟงานที่ดีนั้นจะต้องเริ่มต้นตั้งแต่การจัดเตรียมข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อมาอาศัยทักษะการพูดคุยสื่อสารให้ทีมทำงานเกิดความเข้าใจที่ตรงกัน ดังนั้นเรื่องเหล่านี้จึงถือเป็น กระบวนการทำงานที่สามารถฝึกฝนให้กลายเป็นระบบการบรีฟหรือการทำงานที่มีประสิทธิภาพได้
